Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Odmiennego podejścia wymaga rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć znacznie ważniejsze jest ustalenie profilu uczestników. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Dobre planowanie nie polega na wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz stopień formalności. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także możliwości przygotowania cateringu. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Nie mniej istotne pozostaje oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Część programu wymaga dostępu do zasilania, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak catering, program i atrakcje czy zabezpieczenie pogodowe. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz narzędziem ograniczającym konieczność podejmowania chaotycznych decyzji. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Plan awaryjny powinien obejmować również chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Znacznie ważniejsze są dopasowanie programu do uczestników, koordynacja wykonawców i gotowość na zmianę warunków. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+